営業メールをAIで書く方法とは？チリツモで効率と受注率を変える

結論：営業メールは、型を1つ決めて、相手ごとに変わる部分だけを生成AIに書かせるのがいちばん速いやり方です。変える場所を2か所に絞ってしまえば、1通ごとに文面を組み立て直す必要はなくなります。書き上がった文面は、送る前にもう一度AIに読ませて、受け手からどう見えるかを言わせます。

営業メールは、1通だけなら数分の作業です。ですが、初回の挨拶、商談後のお礼、検討が止まった相手への再接触と、似た文面を書き直しているうちに午前中が終わっていた。そんな日があると思います。

生成AIに下書きを作らせても、出てくるのは誰に送っても成立する当たり障りのない文面です。速くなるのは書く時間だけで、成果が上がるかと言われると難しいです。

営業向けのAI活用研修を行っている当社、株式会社AnataAIが、営業メールをAIで書くときの型と、書いた文面をAIに評価させるやり方をまとめました。

営業メールは、何回送っているか数えるところから

結論：営業メールの改善は、年間の送信数と投下時間を数えるところから始まります。掛け算1つで、接点の回数と時間が同時に出ます。

1日に送る営業メールの本数に、営業人数と稼働日と1通あたりの作成時間を掛ける

1人が1日に送る営業メールの本数 × 営業人数 × 月の稼働日。これで、自社が1か月に何回メールで顧客に接触しているかが出ます。1人5通・営業10人・月20日なら月1,000通、1年で12,000通です。

同じ掛け算に1通あたりの作成時間を足すと、投下している時間も出ます。1通10分なら年間2,000時間。営業1人分の年間労働時間に近い量が、メールを書く作業に消えている計算です。

訪問・電話の回数と、自社のメール送信数を並べてみる

いま出した年間の送信数の横に、年間の訪問件数と架電数を並べます。回数の多い接点ほど、1回あたりの改善が積み上がります。

この本数に、1通あたりの返信率や商談化率の変化を掛ければ、年間でどれだけ動くかが出ます。受注率まで含めた金額の計算は、受注率を上げるにはの記事に計算できる仕組みを置いています。

営業メールの返信が来ないとき、読み手に何が起きているか

結論：返信が来ない営業メールでは、読み手の側で共通したことが起きています。最初の数行が送り手の説明で埋まっている、誰に届いても成立する内容になっている、読み終えても何をすればいいか決まらない。文章のうまさより先に、この3つを疑ってください。

受け取る側は件名と最初の数行しか見ていない、という前提で書くほうがよいでしょう。その数秒のあいだに起きていることは、送り手が思っているより単純です。

自社の売り込みから始まっている

「お世話になっております。弊社は〇〇を提供しており、多くの企業さまにご利用いただいております」。この形で始まるメールは珍しくありません。読み手が探しているのは自分に関係があるかどうかなのに、最初の数行が送り手の売り込みで埋まると以降は見ないでしょう。

相手が誰でも成立する文面になっている

会社名を差し替えても意味が通る本文は、読み手からは一斉配信に見えます。宛名だけが自分の名前になっていても、本文が誰にでも当てはまるなら同じです。読み手は「自分に向けて書かれたものではない」と判断した瞬間に、返信する義理を感じなくなります。

返信したくても、次に何をすればいいかが書かれていない

「ご検討いただけますと幸いです」で終わるメールは、返信の文面を読み手に組み立てさせています。興味を持った人でも、何と書いて返せばいいかを考える手間が出た時点で、あとで返そうと思って忘れます。

営業メールの基本の型は、1つ持てば足りる

結論：営業メールの並びは、宛名・用件・理由・相手にとっての意味・次の行動・署名の6つで足ります。場面が変わっても並びは変えません。件名は、用件が読み取れるかどうかで開かれ方が変わります。テンプレートは捨てず、変える場所だけを先に決めます。

件名で用件が読めるかどうかで、開かれ方が変わる

件名に入れるのは、用件と自社名の2つです。「【ご相談】〇〇の運用について（株式会社〇〇）」「先日お話しした〇〇の資料をお送りします」「〇〇の件、〔来週前半〕のご都合を伺えますか」。どれも、開く前に何の話か分かります。

避けたいのは「ご挨拶」「はじめまして」「ご案内」のように、それだけでは中身が読めない件名です。面識のない相手ほど、用件の分からない件名は開かれません。

営業メールの並びは、宛名・用件・理由・相手にとっての意味・次の行動・署名

宛名は、会社名・部署名・役職・氏名の順に、先方の表記どおりに書きます。用件は1行目に置き、そのあとに「なぜあなたに送ったのか」という理由を1〜2文で続けます。理由がないメールは、読み手にとっては一斉配信と区別がつきません。

次に「相手にとっての意味」を書きます。自社が何を提供しているかではなく、相手の業務がどう変わるかを書く場所です。最後に次の行動を1つだけ示し、署名で会社名・氏名・連絡先を載せます。この並びは、初回接触でもお礼でも変えません。

テンプレートは捨てずに、変える場所だけ決める

テンプレートそのものが問題を起こしているわけではありません。骨組みとして残したうえで、相手ごとに変える場所を「冒頭の一文」と「相手にとっての意味」の2か所だけと決めます。ここを決めないと、毎回どこまで書き直すか迷って、結局そのまま送ることになります。敬語や言い回しもテンプレート側に固定しておけば、AIに書かせたときのトーンがぶれません。

営業メールのパーソナライズは、渡す材料で決まる

結論：相手ごとの書き分け（パーソナライズ）の質を決めるのは、指示の言い回しではなく、AIに渡す材料です。商談メモ、過去のやりとり、相手企業の公開情報、そして過去に返信が来た自社の文面。どれを渡したかで、文面のどこが変わるかが決まります。

全員に同じ文面か、1通ずつ書き分けるか、型を固定して変わる部分だけAIに書かせるか

やり方は3つあります。1つ目は、全員に同じ文面を送る方法です。作成時間はほぼゼロで送信数だけは伸びますが、前の章のとおり読み手からは一斉配信として扱われます。

2つ目は、1通ずつ手で書き分ける方法です。相手を調べて書けば質は上がりますが、そのぶん1通あたりの時間が長くなります。

3つ目は、型を固定して変わる部分だけを生成AIに書かせる方法です。並びは前の章の6つで固定してあるので、毎回考えるのは冒頭の一文と「相手にとっての意味」だけです。材料を渡して書かせ、出てきた文面を直す形なら1通あたり数分。1つ目に近い時間で、2つ目に近い中身を出せます。

相手ごとに変えるのは、冒頭の一文と相手にとっての意味だけ

冒頭の一文は、相手について自分が知っている事実を1つだけ書く場所です。「先日の展示会で〇〇のブースにいらしていた」「採用ページで営業職を3名増やされると拝見した」。事実が1つあるだけで、読み手はこのメールが自分宛だと分かります。

「相手にとっての意味」は、機能説明にならないように書きます。「〇〇機能があります」ではなく「月末にまとめてやっている集計が、その都度で終わります」。ここ以外まで書き分けようとすると続かないので、最初から2か所に絞ります。商談準備や議事録も含めた業務ごとの指示文は営業で使うChatGPTのプロンプトにまとめています。

商談メモ・過去のやりとり・過去に返信が来た自社の文面を渡すと、営業メールのどこが変わるか

商談メモを渡すと、冒頭の一文と「相手にとっての意味」が変わります。相手が口にした言葉をそのまま拾えるからです。「効率化したい」と要約せず、「月末の3日間が集計で潰れる」と相手が言った表現で書けます。商談の記録そのものを生成AIで作る手順は商談メモをAIで作る方法にあります。

過去のやりとりを渡すと、すでに相手に説明した内容を繰り返さなくなり、本文が短くなります。相手企業の公開情報（採用ページ、プレスリリース、決算説明資料）を渡すと、冒頭の一文が変わります。

もう1つ、渡す価値が高いのに使われていない材料があります。過去に返信が来た自社の文面です。3〜5通まとめて渡すと、言い回しと長さの基準が変わります。一般的に良いとされるビジネスメールではなく、自社の顧客が実際に返信した文面に近づきます。

全員に同じ文面を送るのは、生成AIが手元にある今はもったいないやり方です。渡す材料を先に決めておけば、1通ごとに何を調べるか迷わずに済み、忙しい週でも書き分けができます。

営業メールをAIに評価させる

結論：生成AIは書かせる道具として使われがちですが、自分が書いた文面を読ませて、受け手からどう見えるかを言わせる使い方があります。営業メールで見るのは、返信までの距離、自社の話と相手の話の比率、次の行動が1つに絞られているかの3点です。点数ではなく書き換え案を出させます。

下書きが出てきたあとの工程は、たいてい自分の目だけで終わっています。自分で書いた文面は、書いた直後ほど粗が見えません。ここで生成AIをもう一度使います。

営業メールの評価は、返信という1つの行動までの距離で見る

敬語の誤りやトーンの調整は、ビジネスメール一般の話です。営業メールで見るのは別の3点です。1つ目は、返信という1つの行動までの距離。「ご検討ください」は遠く、「〔第1候補日〕の午前で30分いただけますか」は近い。返信の文面を相手に考えさせている量が、そのまま距離になります。

2つ目は、自社の話と相手の話の比率です。文字数でどちらが多いかを数えさせます。自社の説明が7割を超えていたら、読み手にとっては商品案内です。

3つ目は、次の行動が1つに絞られているかどうか。日程調整と資料送付と面談依頼が1通に同居していないかを見ます。ここに、件名だけで用件が伝わるか、最初の3行で読む理由が伝わるかを足せば足ります。

次の営業メールを、受け取る側の立場で評価してください。〔メール本文を貼る〕
見てほしいのは5点です。(1)件名だけで用件が分かるか (2)最初の3行に相手の話があるか (3)自社の話と相手の話が何割ずつか (4)読み終えたあとに取るべき行動が1つに決まっているか (5)返信するために相手が自分で考えないといけないことは何か。
指摘ごとに、直した文面をそのまま書いてください。点数は要りません。

読む相手の立場を指定すると、同じ営業メールでも指摘が変わる

誰として読むかを指定すると、返ってくる指摘が変わります。多忙な部長なら「最初の3行で用件が分からない」、情報収集の段階にいる担当者なら「いきなり面談を求められると重い」、他社を検討している決裁者なら「費用と期間がなく比較できない」。送る相手にいちばん近い立場を1つ選び、その条件を具体的に書いてから読ませます。

あなたは〔従業員300名のメーカーの営業部長〕です。面識のない相手からのメールは、件名と差出人だけで開くかどうかを決め、開いたあとも最初の数行で読むのをやめます。
次のメールを受け取ったとき、どこで読むのをやめるか、どこが引っかかるかを、読み進めた順に書いてください。〔メール本文を貼る〕
最後に、返信する気になるとしたら何が書かれている必要があったかを3つ挙げてください。

点数ではなく、営業メールの書き換え案を出させる

「100点満点で採点してください」と頼むと、点数と抽象的な講評が返ってきます。72点、もう少し相手目線が必要です、と言われても、どこを直すかは分かりません。指示は「この部分をこう変える」という文面の形で出させます。指摘と書き換え案が並んでいれば、採用するかをその場で判断できます。

AIの指摘を、すべて受け入れない

生成AIは、文章を無難な方向にならす傾向があります。自分の言葉づかいや、言い切った一文が消えていることがよくあります。当たり障りのない文章に置き換えられていたら戻してください。

過去に返信が来た自社の営業メールを、評価の基準として渡す

ここまでの観点は、どの会社でも共通して使えます。もう一段進めるなら、自社の顧客が実際に返信した文面を基準にします。手順は4つです。

• 過去1年の送信済みフォルダから、返信が来た営業メールを5通集める
• 5通をまとめてAIに渡し、共通する書き方の特徴を10個挙げさせる（件名の長さ、冒頭の入り方、本文の文字数、依頼の書き方など）
• 出てきた10個を、自社の評価基準として1枚にまとめる
• 以後は「この基準に照らして、次のメールを評価してください」と指示する

この1枚は、上司が部下のメールを見るときの基準にもなります。人によって指摘する場所が変わるのは、見る観点が個人の経験の中にしかないからです。10個の特徴が文書になっていれば、誰が見ても同じ場所を指摘できます。基準が自社の顧客の返信から出ているぶん、一般的な作法ではなく自社の商材に合った指摘が返ってきます。

営業メールの場面別の文面例と、AIへの指示

結論：型は変えません。場面ごとに変わるのは、AIに渡す材料と冒頭の一文だけです。新規開拓の初回接触は相手企業の公開情報、商談後のフォローは送るまでの速さ、検討が止まった相手への再接触は前回からの変化、既存顧客への案内は取引の履歴から抜く範囲が分かれ目になります。

出番が多いのは、初回接触・商談後のフォロー・再接触・既存顧客への案内の4つです。文面例は〔　〕に自社の内容を差し込んで使ってください。生成AIでの作り方はChatGPTの営業での使い方で扱っています。

新規開拓の初回接触：相手の公開情報を冒頭の一文にする

渡す材料は、相手企業の公開情報です。AIには「この情報のうち、相手の業務に直接関係する事実を1つだけ選んで冒頭の一文にしてください」と指示します。「添付資料が何ページで、何分で読み終わるかを1文で書く」も足しておくと、開く前に分量が分かるので後回しにされにくくなります。

件名：〔増員時期の営業の立ち上がり〕についてのご相談（〔自社名〕）

〔会社名〕〔部署名〕〔役職〕〔氏名〕様

はじめてご連絡いたします。〔自社名〕の〔氏名〕と申します。
〔御社の採用ページ〕で〔営業職を3名増やされる予定〕と拝見しました。人が増える時期は、提案書やメールの書き方がばらつきやすくなります。
〔自社サービス〕は、〔そのばらつきを小さくする仕組み〕です。同じ〔業種・規模〕での進め方をまとめた資料を添付しました。5ページ・3分ほどで読めます。
〔第1候補日時〕か〔第2候補日時〕で30分いただけないでしょうか。

〔署名〕

商談後のフォロー：その日のうちに送る

いちばん差が出るのは速さです。翌日以降になると相手の中で商談の内容が薄れ、こちらの要約と相手の記憶がずれます。日程は3つ出します。1つだと合わなかったときに調整が1往復増え、5つ以上だと選ぶのが面倒になります。

件名：本日はありがとうございました（〔自社名〕〔氏名〕）

〔会社名〕〔氏名〕様

本日はお時間をいただきありがとうございました。
〔管理表が部署ごとに分かれ、月末の集計に3日かかっている〕点が課題と伺いました。〔移行した他社の進め方〕をまとめた資料をお送りします。
次回は〔いまの管理表を拝見し、移行の手順をご提案〕したいと考えています。〔第1候補日時〕〔第2候補日時〕〔第3候補日時〕のいずれかで1時間いただけますでしょうか。

〔署名〕

今日の商談メモから、当日中に送るお礼のメールを作ってください。〔メモを貼る〕
条件は4つです。(1)相手が使った言葉をそのまま1か所使う (2)相手が挙げた課題を1つだけ取り上げる (3)次回の日程候補を3つ入れる〔候補日〕 (4)本文は300字以内。
メモにないことは書かず、確認が必要な部分には〔要確認〕と入れてください。

検討が止まった相手への再接触：前回からの変化を持って行く

「その後ご検討の状況はいかがですか」だけのメールには、相手が返信する理由がありません。前回から自社側か相手の業界側で変わったことを1つ持って行きます。料金体系が変わった、以前の懸念に対応した機能が出た、同じ業界で新しい規制が決まった。変化が1つあれば、連絡する理由が立ちます。

件名：〔前回ご相談の件〕、〔初期費用の扱い〕が変わりましたのでご連絡です（〔自社名〕）

〔会社名〕〔氏名〕様

ご無沙汰しております。〔自社名〕の〔氏名〕です。
〔6月〕にご相談いただいた件で、当時ご懸念だった〔初期費用〕が〔　〕に変わりました。前回は〔予算の期がまたぐ〕という理由で見送りになりましたので、念のためご連絡しています。
〔来期のご予算を組まれる時期〕に合わせて、改めて資料をお持ちすることもできます。いま必要がなければ、ご返信は不要です。

〔署名〕

再接触の回数と間隔は、日数で決めません。起点にするのは、商談で相手が示した検討の時期です。「来期の予算で」と言われたなら、その予算を組む時期に合わせます。同じ内容で追うのは1回まで、新しい材料がないなら送らない。この2つで、送りすぎも放置も防げます。

既存顧客への案内：取引の履歴から、相手に関係する部分だけ抜く

全機能をまとめて送ると、読み手は自分に関係する部分を探すことになり、たいてい探しません。渡す材料は取引の履歴です。AIには「この顧客の取引の履歴と今回の案内内容を照らして、関係する項目だけを残してください」と指示します。関係のない案内が続くと、次の本当に関係のある案内も開かれません。

件名：〔〇〇機能〕の変更点のご案内（〔自社名〕）

〔会社名〕〔氏名〕様

いつもお世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕です。
〔今月の更新内容〕のうち、〔御社が現在お使いの〇〇〕に関係するものが1つあります。〔変更点を1〜2文で〕
〔御社では〇〇を月末にまとめて処理されている〕と伺っていたので、この手順が減ります。設定の変更は不要です。
ご不明な点があれば、このメールにご返信ください。

〔署名〕

営業メールを送信する前に、人が確かめること

結論：送信ボタンを押す前の確認は1分で終わります。宛名・社名・数字・添付の4点を目で見て、実績や他社名のような事実らしい記述が混ざっていないかを確かめます。顧客情報をどこまで入力するかと、いつ送るかは、生成AIに任せずに人が決めます。

送信前に人が確かめる4点：宛名・社名・数字・添付

• 宛名：会社名・部署名・役職・氏名の表記（「〇〇株式会社」と「株式会社〇〇」の前後、旧社名のまま残っていないか）
• 社名：本文の途中に、前に送った別の顧客の社名が残っていないか
• 数字：金額・日付・期間・人数が、添付資料や見積と一致しているか
• 添付：ファイルが付いているか、別の顧客向けのファイルになっていないか

AIが書いた実績や他社名は、そのまま営業メールに載せない

生成AIは、文脈に合いそうな事実を自分で組み立てて書きます。「同業3社での導入実績があります」「〇〇社さまでは工数が半分になりました」。こうした一文は、指示していなくても混ざってきます。社内の資料で同じ数字と社名を確認できないものは、その場で消します。

営業メールを送る時間帯は、相手が受信箱を開く時間に合わせる

何時に送れば読まれるかは、相手の職種と業界で変わります。基準は2つです。相手の営業時間内に届くようにすること、週明けの朝いちばんと休前日の夕方を外すことです。夜に書いても、予約送信を使えば届く時間は分けられます。

まとめ

• 年間の送信数と作成時間は、掛け算1つで出る。判断に使う数字は送信数・返信数・商談化数の3つ。
• 型は宛名・用件・理由・相手にとっての意味・次の行動・署名の6つで固定し、変えるのは冒頭の一文と「相手にとっての意味」の2か所だけ。
• 書き上がった文面はAIに読ませ、点数ではなく書き換え案を出させる。採用するかは自分で決める。
• 送信前に人が見るのは、宛名・社名・数字・添付の4点と、事実らしい記述が混ざっていないか。

当社、株式会社AnataAIは、営業メールの作成に絞ったAI活用研修を行っています。用途別の営業メールプロンプト集と自社トーンの型を持ち帰っていただき、その場で自社の文面を書き換える演習まで行います。社内のリソースだけで進めるのが難しい場合は、お気軽にまずはご相談ください。

営業メールでよくある質問